Original-Belege über laufende Geschäfte dürfen vernichtet werden
Wer kennt es nicht: Wenn im Fernsehen von Steuerhinterziehung berichtet wird, sind meist auch Polizisten zu sehen, die Kartons voller Akten aus den Büros tragen. Das wird bald der Vergangenheit angehören, weil es keine Akten mehr geben wird.
Saarbrücken, 26. Juni 2003. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, Buch zu führen und die Belege der Buchhaltung längstens 10 Jahre lang aufzubewahren. Die Buchführung kann auch auf elektronischen Datenträgen erfolgen. Das Handelsgesetzbuch regelt das so:
HGB § 239 Führung der Handelsbücher
(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.
Nach diesen Vorschriften war es bisher selbstverständlich, dass die auf Datenträger gespeicherten Original-Belege über laufende Geschäfte noch verfügbar sein mussten. Nach einer Entscheidung der Generalstaatsanwaltschaft Saarbrücken dürfen die Original-Belege über laufende Geschäfte nach der Erfassung auf Datenträger vernichtet und einem eventuellen Zugriff durch die Polizei entzogen werden.
Ausgelöst wurde diese Entscheidung der Generalstaatsanwaltschaft Saarbrücken durch die Strafanzeige eines Versicherungsnehmers einer privaten Krankenversicherung. Die private Krankenversicherung hatte Original-Rechnungen angefordert und gleichzeitig angekündigt, dass die Original-Rechnungen nach der Erfassung als Bild-Datei auf Datenträger vernichtet würden. Der Versicherungsnehmer erstattete daraufhin Strafanzeige wegen Urkundenunterdrückung.
Das Verfahren wurde eingestellt. Die Staatsanwaltschaft begründete die Einstellung des Verfahrens damit, dass die elektronische Speicherung der Daten und die Vernichtung der Original-Belege im Hinblick auf die Vielzahl der Verträge und einer effektiven und wirtschaftlichen Bearbeitung sinnvoll ist. Das Aktenzeichen der Generalstaatsanwaltschaft Saarbrücken ist: Zs 138/2003
Am 26. Juni 2003 erhielten folgende Stellen einen Abdruck des Artikels zur Kenntnis:
Rechtsausschuss des Deutschen Bundestages
Bundesministerium des Innern
Bundesministerium der Finanzen
Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof
Bundeskriminalamt
Soweit von diesen Stellen keine Beanstandungen der Entscheidung der Generalstaatsanwaltschaft Saarbrücken bekannt werden, ist es unbedenklich, dass auch andere Unternehmen ihre Original-Belege über laufende Geschäfte nach der elektronischen Erfassung vernichten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Auf einer einzigen DVD-R von 4.7 GB passen etwa 100.000 Bild-Dateien, also etwa der Inhalt von 200 Aktenordnern. Für diese Art der Aktenhaltung werden benötigt ein Computer mit DVD-Brenner, ein Scanner und ein Bild-Erfassungsprogramm und ein Drucker.